Pengertian PLC atau Project Life Cycle
PLC atau Project Life Cycle adalah suatu tahapan yang berkaitan dengan fase, proses, alat, pengetahuan dan keterampilan dalam pengelolaan suatu proyek secara efisien. Dalam PLC kita fokus pada tahapan mulai dari awal project direncanakan hingga memasuki tahapan akhir yaitu evaluasi. Dalam PLC pengembangan tidak terbatas hanya pengembangan aplikasi atau perangkat lunak saja namun berbagai jenis proyek. PLC juga berkaitan dengan perangkat keras dan pengembangan lengkap terhadaap suatu produk.
Tujuan Proyek dalam Project Life Cycle
Dalam PLC atau Project Life Cycle kita wajib menentukan Tujuan Proyek. Tujuan Proyek fokus pada penyediaan nilai bisnis yang dimiliki suatu proyek yang sifatnya menguntungkan suatu Perusahaan. Tujuan proyek juga mendorong fase lain dari suatu proyek. Dalam implementasinya kita harus mampu mengidentifikasi suatu masalah yang akan diselesaikan dan mampu memberikan solusi menyeluruh terhadap suatu masalah. Penyelesaian suatu masalah ini nantinya diukur menggunakan suatu studi kelayakan yang memberikan peluang paling besar untuk direkomendasi mampu dalam menyelesaiakan suatu permasalahan.
Tahapan dalam PLC atau Project Life Cycle
Ada beberapa tahapan yang wajib kita ketahui dalam PLC atau Project Life Cycle antara lain
Rencana Proyek dari Siklus Hidup Proyek
Rencana Proyek dari siklus hidup proyek adalah tahapan untuk melakukan pengelolaan terhadap proyek secara lebih terperinci antara lain meliputi penjadwalan, pengelolaan anggaran, pengelolaan resiko, project planning, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review. Tujuan dari tahapan rencana proyek yaitu memastikan bahwa proyek telah mencapai tujuan yang diharapkan serta menjadi tolak ukur dalam melihat efisiensi dan efektifitas suatu proyek.
Menjalankan Rencana Proyek dari Siklus Hidup Proyek
Menjalankan Rencana Proyek dari siklus hidup proyek adalah tahapan yang memiliki pekerjaan paling besar dimana kita merubah rencana menjadi suatu tindakan yang kemudian dijalankan. Seluruh tahapan pelaksanaan proyek akan mulai dilaksanakan (dieksekusi), seluruh tahapan dokumentasi, serta seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan monitoring dan pengendalian. Seorang project manager juga mulai melakukan perbaharuan tugas, menentukan sasaran, menentukan metric kinerja dan timeline untuk perubahan tertentu. Pada fase ini juga di perlukan suatu komunikasi yang baik agar seluruh tim dapat bergerak maju sesuai tujuan project
Closing
Menutup dan Mengevaluasi dari siklus hidup proyek merupakan tahapan akhir dalam pengelolaan suatu proyek ada beberapa aktivitas yang umumnya dilakukan antara lain melakukan Hand off deliverables yaitu penyerahan hasil proyek yang telah selesai dengan melakukan rapat evaluasi Bersama pemangku kepentingan, melakukan diskusi melepaskan anggota tim atau sumber daya proyek, selanjutnya melakukan analisis bagaimana kinerja proyek dalam hal keberhasilannya, mengoreksi kesalahan untuk dapat dijadikan pembelajaran di proyek selanjutnya.
Project Management Body of Knowledge Guide
Dalam mengerjakan suatu project kita juga wajib mengenal istilah Project Management Body of Knowledge Guide atau PMBOK Guide adalah sebuah pedoman penting yang dibutuhkan untuk menghasilkan manajemen proyek yang sukses. Di dalamnya terdapat berbagai pengetahuan terkait cara mengelola proyek dengan baik sehingga perusahaan dapat terhindar dari kegagalan
Namun, ada beberapa alasan mengapa prinsip dan praktik yang dijelaskan dalam PMBOK® Guide mungkin tidak bekerja untuk setiap proyek antara lain dipengaruhi oleh keunikan suatu proyek (disesuaikan dengan situasi proyek tertentu), tingkat skala proyek yang berbeda-beda, kebijakan internal yang bertentangan dengan PMBOK, perubahan dalam regulasi, perubahan pasar, atau perubahan kebijakan pemerintah
Mengenal Proses Manajemen Proyek
Proses manajemen proyek utama yang terdiri dari perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan pengendalian proyek. Ini adalah proses yang fokus pada mengintegrasikan semua elemen proyek yang berbeda menjadi suatu kesatuan yang terkoordinasi dan efisien. Berikut adalah beberapa proses nya.
Manajemen Integrasi Proyek
Manajemen Integrasi Proyek adalah tahapan mulai dari rencana proyek, pengembangan, eksekusi, dan kontrol perubahan yang merupakan bagian penting dari integrasi proyek. Beberapa tahapan penting yang terjadi selama tahap manajemen integrasi proyek adalah membuat dokumen formal yang memberikan kewenangan untuk menjalankan proyek, menjalankan rencana manajemen proyek dengan melaksanakan aktivitas-aktivitas yang tercakup didalamnya, memantau pekerjaan proyek untuk menjaga kinerjanya, dan mengkoordinir perubahan yang mempengaruhi hasil hasil proyek. Keahlian manajemen integrasi proyek berguna untuk mengintegrasikan semua pekerjaan untuk membuat Rencana dan implementasi proyek untuk integrasi dengan baik. Dalam implementasinya melakukan kontrol terhadap perubahan selama pengembangan dan pelaksanaan proyek merupakan aktivitas utama yang wajib dilaksanakan.
Manajemen Lingkup Proyek
Manajemen Lingkup Proyek adalah pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tim proyek. Pekerjaan ini berlandaskan pada beberapa pengetahuan khusus, persyaratan khusus, fitur, fungsionalitas, atau standar untuk produk atau sistem yang akan disampaikan, mencakup hasil yang terkait proyek seperti jadwal proyek dan anggaran. Manajemen lingkup proyek bertujuan untuk memastikan bahwa prosedur perubahan lingkup sudah tepat (on track) dan sudah tersedia.
Manajemen Waktu Proyek
Manajemen Waktu Proyek adalah suatu tahapan manajemen waktu untuk melakukan beberapa aktivitas proyek meliputi pengembangan, pemantauan, dan mengelola jadwal proyek. Fokus manajemen waktu yaitu membuat perencanaan jadwal proyek yang handal dan optimum atas sumber daya dan biaya serta pengendalian jadwal yang mampu mengidentifikasi dini keterlambatan untuk penanganan yang efektif dan efisien. Pengetahuan ini bertujuan untuk mengidentifikasi timeline terbaik untuk memperkirakan, mengurutkan, dan menugaskan sumber daya untuk setiap kegiatan untuk memastikan bahwa ruang lingkup dan tujuan proyek terpenuhi. Pengetahuan ini wajib dimiliki oleh seoarang manajer proyek untuk mengelola proyek sesuai dengan timeline yang ditentukan.
Manajemen Biaya Proyek
Manajemen Biaya Proyek adalah sebuah aktivitas yang bertujuan untuk mengukur biaya dan produktivitas suatu proyek dimana hasil akhir nya yaitu menjamin agar proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati. Beberapa aktivitas dalam manajemen biaya proyek antara lain menentukan biaya untuk perencanaan proyek, Cost estimating, Cost budgeting, dan Cost control. Pengetahuan ini wajib oleh seorang manejer proyek karena dibutuhkan untuk mengendalikan biaya biaya tidak terduga yang sering muncul.
Manajemen Kualitas Proyek
Manajemen Kualitas Proyek adalah aktivitas untuk meninjau kualitas, tujuan, serta tanggung jawab sehingga proyek dapat memenuhi kebutuhan dan mencapai harapan. Kualitas dari proyek ini memiliki tiga aspek, yaitu perencanaan, kepastian, dan pengendalian dari kualitas. Beberapa aktivitas yang terjadi dalam tahapan ini yaitu mendefinisikan apa yang merepresentasikan kualitas, bagaimana kualitas tersebut diukur, mengawasi keseluruhan kualitas proyek dan memeriksa serta melakukan evaluasi terhadap hasil yang di capai sesuai dengan standar kualitas yang di tetapkan
Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia adalah proses untuk mengorganisasikan, mengelola dan menempatkan SDM yang terlibat dalam proyek, dengan tujuan memanfaatkan skill dan potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien. SDM merupakan unsur paling penting dalam pengembangan tim proyek. Perlu keahlian khusus dalam maanajemen sumber daya yaitu memahami pengetahuan Project H. R. untuk berinteraksi dan memanage sumber daya manusia yang terlibat di dalam proyek. Keahlian ini bertujuan untuk merencanakan dan menentukan anggota yang memiliki keahlian yang sesuai dengan kebutuhan dari tugas proyek, mendefinisikan peran dan tanggung jawab, serta memilih orang yang sesuai dengan tugas tersebut.
Manajemen Komunikasi Proyek
Manajemen Komunikasi Proyek adalah seluruh proses yang bertujuan menjamin bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat waktu, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan, dan diatur dengan tepat pula. Dalam manajemen komunikasi proyek penting adanya suatu komunikasi yang baik dengan semua anggota team, kemampuan ini merupakan hal yang wajib dimiliki oleh project manager agar project mampu berjalan dengan baik, meminimalkan kesalahan akibat miskom,dan menyebarkan seluruh informasi dengan baik dan jelas.
Manajemen Risiko Proyek
Manajemen Risiko Proyek adalah suatu proses menganalisa risiko yang kemungkinan akan terjadi untuk menghindari adanya kerugian termasuk memahami masalahyang mungkin akan menghambat suatu proyek. Keahlian Project risk management wajib dimiliki oleh seorang project manager untuk mampu mengidentifikasi potensi risiko yang mungkin terjadi dan harus mampu mengatasi nya.
Manajemen Pengadaan Proyek
Manajemen Pengadaan Proyek adalah suatu proses untuk menjamin tersedianya kebutuhan dalam proyek. Aktivitas dalam manajemen proyek antara lain termasuk kegiatan perencanaan pengadaan, permintaan barang, kegiatan pengadaan (pembelian), melakukan tender atau pemiliham vendor vendor pengadaan, serta melakukan kontrak Kerjasama pengadaan.
Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek
Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek adalah semua orang atau organisasi yang memiliki pengaruh atau kepentingan dalam seluruh proyek. Manajemen pemangku kepentingan berfokus pada identifikasi orang orang untuk menentukan harapan pemangku kepentingan untuk menentukan seluruh keputusan yang ada. Beberapa tahapan yang wajib ada dalam Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek antara lain Mengidentifikasi pemangku kepentingan, Perencanaan manajemen pemangku kepentingan, Mengelola keterlibatan pemangku kepentingan, dan Mengontrol keterlibatan pemangku kepentingan.
Tools Manajemen Proyek atau Project Management
Tools Project Management yang sering digunakan oleh berbagai perusahaan antara lain
Microsoft Project
Rencana Proyek: Microsoft Project memudahkan dalam merencanakan proyek dengan menentukan cakupan (scope) dalam bentuk daftar tugas dan aktivitas.
Jadwal dan Waktu: Microsoft Project dapat membuat grafik Gantt dan mengatur tugas untuk pengelolaan waktu proyek.
Anggaran Biaya: Microsoft Project memiliki fitur untuk melakukan pengelolaan biaya proyek
Trello
Tugas dan Cakupan: Trello umumnya berbentuk kanban untuk melakukan pengelolaan tugas dan aktivitas dalam proyek
Pemantauan Waktu: Trello memudahkan untuk melakukan add-on sekaligus melacak waktu yang dihabiskan pada setiap tugas.
Kendali Biaya: Trello menyediakan fitur untuk melacak biaya setiap aktivitas dalam proyek
Jira
Manajemen Tugas: Jira dapat digunakan untuk membuat tugas, masalah, atau permintaan fitur, yang mencakup cakupan proyek.
Jadwal dan Waktu: Jira memiliki fitur sprint dan scrum untuk mengelola waktu proyek secara lebih real time
Kendali Biaya: Jira juga dapat melakukan pengelolaan biaya dari setiap aktivitas yang dijalankan.
Leave a Reply