Company Pain
Pada suatu klinik kesehatan bernama Klinik Maharani data rekam medis harus dibawa lengkap dan terkadang malah menjadi tidak lengkap setelah proses transfer pasien dilakukan. Begitu juga dengan pembayaran jasa dokter, obat-obatan, fasilitas laboratorium dan lainnya. Saat ini semua pembayaran di kasir selain obat ditulis langsung oleh dokter, sementara untuk obat diinput berdasarkan harga obat yang tersimpan di dalam sebuah excel.
Tingginya aktifitas di klinik Maharani juga menimbulkan pemikiran untuk melakukan perluasan area klinik dan menambah fasilitas klinik. Untuk itu, 3 dokter bersaudara membutuhkan reporting lengkap kondisi keuangan klinik. Dan untuk itulah, pihak klinik Maharani berkonsultasi terhadap kondisi mereka yang membutuhkan solusi cepat agar klinik dapat terus beroperasi dengan baik. Berdasarkan studi kasus klinik maharani memnginginkan system yang terkomputerisasi dalam layanannya di bidang kesehatan.
Overview
Sebelumnya saya menemukan, aplikasi pergudangan untuk melaksanakan proses manufacturing atau mini ERP (penjualan dan pembelian). Aplikasi ini hanya digunakan untuk menginput data. Namun, saya berkeinginan untuk membuat UI penambahan beberapa fitur yang dapat dikembangkang khusus nya bila digunakan oleh Klinik Kesehatan. Saya berinisiatif untuk mendesain ulang beberapa fitur tambahan dan juga perbaikan yang sudah
tersedia pada aplikasi (manufacturing atau mini ERP system) big.simplivest.id untuk memberikan pengalaman pengguna (User Experience) yang lebih baik.
Tujuan Studi Kasus
Berikut adalah tujuan studi kasus pada permasalahan yang dialami oleh klinik maharani
- Membuktikan hipotesis-hipotesis saya dari hasil Evaluation dengan data responden.
- Menemukan masalah Navigasi antar fitur yang tersedia.
- Melakukan redesign tampilan aplikasi web yang relevant untuk klinik kesehatan
Target Pengguna
Target pengguna adalah Staff Internal klinik Kesehatan yaitu staff accounting, staff layanan dan dokter untuk melakukan evaluasi terkait proses penjualan, monitoring data rekam medis pasien, input data obat, stock obat, serta report laporan keuangan klinik. Agar manajemen data lebih cepat dan efisien.
Hipotesis
Hipotesis yang saya buat di bawah ini merupakan hasil Evaluation saya serta berdasarkan hasil observasi melalui data responden pengguna aplikasi
- Sistem navigasi antar fitur yang disediakan kurang efektif dan cukup
membingungkan. Contoh pada Sales Order : menu picking list, picking slip, sales
invoice dapat dijadikan sebagai sub menu - Perlu penambahan fitur “Dashboard”, untuk mempermudah pengecekan grafik dan
data - Fitur “Sales Order” tidak memiliki laporan detail transaksi, belum ada menu atau fitur
yang mampu untuk mencetak detail transaksi serta invoice - Belum memiliki fitur “Iventory” untuk memonitoring jumlah stock terhadap
transasksi Sales Order missal , jumlah barang yang keluar dan masuk - Karena nantinya klinik akan memiliki beberapa cabang mungkin perlu adanya
penambahan fitur “Stock Opname” - Perlu penambahan fitur “Accounting/Keuangan” terhadap transaksi
- Fitur “Report” Belum menampilkan data apapun
- Perlu penambahan fitur “Health Record” untuk menyimpan data rekam medis pasien
yang di dalam nya juga menyimpan master dokter
Information Systems Analysis and Design
Berikut adalah beberapa fitur yang mungkin dapat dikurangi dari aplikasi tersebut bila
disesuaikan dengan kebutuhan klinik maharani - Fitur “Purchase Order” dan “Product Receipt” karena menurut saya bila target
pengguna hanya staff internal klinik, fitur ini belum terlalu dibutuhkan
Redesign UI
Berikut adalah tampilan hasil redesign aplikasi management klinik kesehatan sederhana
Menambahkan Fitur Dashboard Clinic Maharani. Menurut saya hal ini dapat memudahkan
melakukan monitoring dan evaluasi terkait kondisi keuangan klinik maharani, monitoring stock, monitoring kenaikan dan penurunan pasien
Menambahkan Dashboard “Total Sales Order” dan “Total Delivery Order”. Menurut saya
hal ini dapat memudahkan melakukan monitoring dan evaluasi terkait jumlah penjualan,
kenaikan serta penuruman transaksi sales order dan delivery order.
Mengurangi beberapa data dalam transaksi Sales Order. Saya mencoba menampilkan data yang terpnting dan menghilangkan beberapa data. Data data yang coba dihilangkan antara lain order account, Requisition, Size dan lainnya.
Menambahkan notifikasi “open” pada “Sales Order No”. Hal ini bertujuan untuk
memudahkan melihat kondisi saat ini dari transaksi sales order, bila pesahan masuk ke tahap delivery status nya akan berubah lagi menjadi “delivery” dan berubah warna
Menambahkan fitur Sales Order Details. Hal ini bertujuan untuk melihat transaksi yang lebih detail dari aktivitas Sales Order. Untuk masuk ke fitur ini kita dapat menekan bagian “Sales Order No” disini misal saya memilih “SO-2307-0958”. Saya juga menambahkan button seperti Print, Close, Action. Sehingga staff dapat melakukan print laporan sales order details.
Menambahkan Data pada Delivery Order. Saya mencoba menampilkan data yang terpenting dan menghilangkan beberapa data pada fitur Delivery Order. Data data yang coba dihilangkan antara lain order account, Purch Order, Picking Route. Hal ini agar mempermudah user memahami seluruh data yang di tampilkan.
Menambahkan fitur Delivery Order Details. Hal ini bertujuan untuk melihat transaksi yang
lebih detail dari aktivitas Delivery. Untuk masuk ke fitur ini kita dapat menekan bagian
“Delivery Order No” disini misal saya memilih “DO-2307-1002”. Saya juga menambahkan
button seperti Print, Close, Action. Sehingga staff dapat melakukan print laporan delivery order details.
Perubahan Notifikasi. Setelah item/barang masuk ke tahap delivery status yang tadinya
“Open” akan berubah menjadi “Delivery” hal ini bertujuan untuk memudahkan staff melakukan pengecekan status Sales Order.
Menambahkan Dashboard “Total Open Selling”, “Total Overdue Selling” dan “Total
Payment”. Menurut saya hal ini dapat memudahkan melakukan monitoring dan evaluasi terkait penjualan, pembayaran jumlah piutang yang kita miliki.
Mengurangi beberapa data dalam Receivables Invoices. Saya mencoba menampilkan data
pokok yang sudah mewakili seluruh transaksi pada tahap Receivables yaitu seperti data invoices No, Sales Order No, Invoice Date, Customer dan Total Price. Seluruh Data detail terlampir dalam Receivables Invoice.
Dalam laporan ini saya juga menampilakan informasi Due Date pembayaran Sales Order
Customer.
Menambahkan Fitur “Stock Correction”. Stock Correction berfungsi untuk mengubah
informasi stock barang/item di inventory dan akan mempengaruhi jumlah barang di “Stock
Report”
Menambahkan Fitur “Report”. Fitur ini terbagi menjadi 2 sub menu yaitu stock report dan
juga financian report. Fungsi report ini yaitu untuk menampilkan informasi detail terkait stock dan keuangan klinik
Menambahkan Fitur “Stock Report”. Stock Report disini perpengaruh terhadap transaksi
barang keluar keluar “Sales Order” sehingga jumlah berkurang secara otomastis dan saat Staff melakukan pendataan/penambahan barang masuk ke “Master Data Item” dimana data akan bertambah secara otomatis.
Menambahkan Fitur “Stock Opname”. Stock Opname bertujuan untuk menambahkan
barang/item masuk pada sistem. Disini saya juga menambahkan fitur Stock Opname Details.
Menambahkan Fitur “Stock Mutation”. Karena klinik maharani ingin memperluas bidang
usaha dan membuka beberapa klinik cabang, fitur “Stock Mutation” bertujuan untuk
memindahkan barang serta memperbaharui informasi di bagian sistem
Menambahkan Fitur “Financial Report”. Karena Klinik Maharani membutuhkan reporting
lengkap kondisi keuangan, dibuatlah fitur “Finnacial Report” untuk memudahkan staff akunting memonitoring uang masuk dan keluar di klinik maharani.
Menambahkan Fitur “Medical Record”. Fitur medical record ini terdiri dari submenu lain
seperti Patiens dan Doctor. Pada bagian ini saya menambahkan fitur assign ke dokter spesialis tertentu
Menambahkan Fitur “Patiens”. Fitur ini berfungsi untuk menginput data pasien mulai dari
basic information, medical dan hospitalization (Riwayat rawat inap)
Menambahkan Fitur “Medical”. Fitur ini berfungsi untuk merekam hasil diagnosis, treatment, dan Riwayat medical history pasien
Leave a Reply